Conférence, Congrès, Colloque
Guest Incentive : votre agence spécialiste de l’organisation de congrès, conventions et autres journées d’entreprise. Notre agence est à votre écoute et vous propose de se charger de l’organisation de votre journée d’entreprise, de congrès, de convention ou de tout autre événement, quelle que soit sa taille, en s’adaptant à votre demande et à vos besoins.
Peut-être voulez-vous organiser un évènement mais vous êtes quelque peu perdu quand vous entendez les mots “conférence”, “congrès”, “colloque” ?
CONFÉRENCE
La conférence est un événement ayant pour but d’échanger sur un sujet ou une thématique précise. Elle existe pour faire circuler de l’information, débattre ou faire émerger de nouvelles idées. La conférence peut faire intervenir plusieurs intervenants experts du sujet abordé. L’événement peut se tenir sur une seule journée ou bien sur plusieurs jours. Dans ce dernier cas, le thème abordé peut être le même chaque jour ou bien varier légèrement.
CONGRÈS
Le congrès est un évènement organisé à l’initiative de plusieurs organismes (institutions, associations, laboratoires, syndicats) réunissant des spécialistes d’un même domaine professionnel sur un thème choisi par avance. Il est le lieu de débats, d’études, d’échanges, de discussions menant la plupart du temps à une résolution, un accord. L’organisation d’un congrès original avec l’accueil des participants dans une atmosphère et un décor chaleureux sont essentiels pour créer un événement réussi.
COLLOQUE
Le colloque est une grande réunion, une rencontre de spécialistes qui se réunissent pour converser et partager leurs opinions sur des questions précises qui ont été élaborées à l’avance. L’organisation de cette journée d’entreprise a pour objectif de permettre aux participants de partager leurs résultats de recherche tout en les confrontant à ceux des autres participants. Le colloque est un lieu de discussion, d’échange. C’est un moyen idéal pour encourager de futures collaborations.
LES CLÉS D’UN ÉVÉNEMENT PROFESSIONNEL RÉUSSI
-LES INTERVENANTS
Dans le cadre de l’organisation d’une convention ou d’un congrès, les intervenants sont de véritables « faire-valoir » : ce sont eux qui donneront du poids à votre événement, qui motiveront le public à se déplacer. Un intervenant de renom est une véritable plus-value qui apporte une certaine crédibilité à l’événement et donc à votre entreprise.
-LE LIEU
Pour la bonne organisation de votre journée d’entreprise, le lieu sélectionné doit être soigneusement étudié. Le type de lieu, la capacité de la salle, son agencement, tous ces détails primordiaux sont pensés en fonction de vos besoins. Un lieu adapté à la typologie d’événement organisé permet bien souvent d’éviter les dépenses inutiles et de gagner en efficacité.
-LA TECHNIQUE
Notre équipe technique est composée de véritables professionnels. Le nombre d’écrans nécessaires, la mise en lumière de votre événement, le son, la décoration, la projection de vos visuels, toute la logistique, montage, démontage, seront pris en charge avec discrétion et efficacité. Cette partie « cachée » de l’événement est très importante pour assurer un déroulement parfait le jour J.
-LA DÉCORATION
Pour votre événement professionnel nous vous proposons des idées des plus classiques aux plus originales pour décorer le lieu : décorations florales, scénographie, mobilier, lumières, nos créations sont uniques et adaptées à chaque demande. Dans le cas d’une conférence par exemple nous pouvons proposer du mobilier connecté et interactif, comme le pupitre interactif, qui dynamisera la prestation de l’intervenant, captera et surprendra le public. Facile d’usage et adaptable à tous types de lieux, ce type de mobilier futuriste mettra en avant vos capacités d’innovation et sera un support de poids pour mettre en avant vos visuels. L’espace scénique se doit d’être travaillé, une projection mapping peut être une solution envisagée pour bluffer votre public pendant votre conférence, congrès ou colloque.
-LE TRAITEUR
Le repas est souvent assimilé à un moment de convivialité, d’échange, de plaisir. Dans le cadre d’un événement professionnel vous souhaiterez peut-être clôturer ce moment par un cocktail, un dîner assis ou simplement offrir une pause collation ou un petit déjeuner au public ou aux intervenants. Pour que cet instant soit un bon souvenir il faut trouver le bon traiteur. Nous avons l’habitude de travailler avec des prestataires à qui nous accordons toute notre confiance. Leurs réalisations sont diverses et variées et toujours de qualité.
-FAVORISER L’INTERACTIVITÉ
Impliquer le public et le faire participer est très important dans un moment d’échange comme une conférence. Nous mettons de nouveaux outils innovants à votre disposition pour favoriser l’interactivité du public. Avec ces nouvelles techniques innovantes vous pourrez recevoir, modérer et afficher les contributions des participants : questions, commentaires… Le public aura seulement besoin d’utiliser son smartphone anonymement pour de vrais échanges en temps réel et un rapport statistique vous sera remis ensuite.
-UN ÉVÉNEMENT CONNECTÉ
Aujourd’hui, un événement professionnel se doit d’être connecté. En plus d’être à la page, connecter votre événement augmentera sa visibilité et celle de votre entreprise. Guest Incentive, expert reconnu dans l’organisation de convention, de congrès et de toutes sortes de journées d’entreprise, met en place des solutions inédites pour utiliser les réseaux sociaux en temps réel pendant votre événement et ainsi faire participer en direct le public et ceux qui n’ont pas pu se déplacer.
UNE PRESTATION SUR-MESURE
Parce que l’organisation d’une journée d’entreprise, d’un congrès, d’une convention ou encore d’un colloque implique la conjugaison d’une large palette de compétences et de talents, Guest Incentive vous accompagne sur l’ensemble des étapes de la chaîne événementielle pour un projet « clé-en-main », de la conception à la réalisation.
En Amont
- Création et gestion du site internet dédié à votre événement
- Gestion des inscriptions
- Communication événementielle autour de votre événement
Sur Site
- Organisation logistique et technique des espaces
- Gestion des systèmes de traduction
- Ressources humaines adaptées : accueil, sécurité, intervenants
Autour de votre événement
- Gestion de l’hébergement et de la restauration
- Organisation des soirées, activités et excursions
- Transferts classiques ou insolites – Terrestres – Aériens – Nautiques
